System Kontroli Wewnętrznej

Opis systemu kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Lubyczy Królewskiej

System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Banku, jest dostosowany do charakteru i profilu ryzyka oraz skali działalności Banku.

Zarząd Banku odpowiada za  zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich jednostkach/komórkach/stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do spraw zgodności.

Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego skuteczności.

Komitet Audytu monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej.

Funkcjonujący w Banku system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są zorganizowane na trzech, niezależnych i wzajemnie uzupełniających się liniach obrony (poziomach).

Na pierwszą linię obrony składa się operacyjne zarządzanie ryzykiem, powstałym w związku z działalnością prowadzoną przez Bank. Komórki pierwszej linii obrony odpowiedzialne są za projektowanie i zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych, w szczególności w procesach biznesowych funkcjonujących w Banku oraz zgodności postępowania z regulacjami.

Na drugą linię obrony składa się zarządzanie przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach i komórkach organizacyjnych niezależne od operacyjnego zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie. Druga linia obrony odpowiedzialna jest m.in. za monitorowanie bieżące przyjętych mechanizmów kontrolnych, przeprowadzanie pionowych testów mechanizmów kontrolnych, ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów kontrolnych, matryce funkcji kontroli, prowadzenie rejestru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz raportowanie o tych nieprawidłowościach.

Trzecią linię obrony stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Spółdzielczy System Ochrony SGB. Audyt wewnętrzny odpowiedzialny jest za badanie oraz ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów kontroli i niezależnego monitorowania ich przestrzegania odpowiednio w ramach pierwszej i drugiej linii obrony, zarówno w odniesieniu do systemu zarządzania ryzykiem, jak i systemu kontroli wewnętrznej.

Celem systemu kontroli wewnętrznej Banku jest wspomaganie zarządzania Bankiem, realizacja wyznaczonych celów, w tym usprawnianie realizacji zadań Banku oraz zapewnienie bezpieczeństwa i stabilnego jego funkcjonowania, przyczyniające się w szczególności do zapewnienia:

1. skuteczności i efektywności działania Banku,
2. wiarygodności sprawozdawczości finansowej,
3. przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku,
4. zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

W ramach systemu kontroli wewnętrznej w Banku wyodrębniona jest:

1. funkcja kontroli, na którą składają się wszystkie mechanizmy kontrolne w procesach funkcjonujących w Banku, niezależne monitorowanie przestrzegania tych mechanizmów kontrolnych oraz raportowanie w ramach funkcji kontroli,
2. stanowisko do spraw zgodności i kontroli wewnętrznej, której zadaniem jest identyfikacja, ocena, kontrola i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności banku z przepisami zewnętrznymi, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi oraz przedstawianie raportów w tym zakresie.
3. niezależną komórkę audytu wewnętrznego – komórka Spółdzielni wykonująca zadania związane z przeprowadzaniem audytu w Systemie Ochrony.

Na wszystkich poziomach, w ramach systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej stosowane są odpowiednie mechanizmy kontrolne lub niezależne monitorowanie ich przestrzegania.

Mechanizmy kontrolne przyjęte w Banku wbudowane są w funkcjonujące procesy, czynności, w codzienną działalność operacyjną Banku. Proces projektowania, zatwierdzania i wprowadzania w Banku mechanizmów kontrolnych jest odpowiednio udokumentowany i umożliwia przypisanie komórkom organizacyjnym odpowiedzialności za realizację zadań w poszczególnych etapach tego procesu.

W Banku zapewniona jest niezależność monitorowania pionowego poprzez jednoznaczne wyodrębnienie linii obrony oraz poziomego poprzez rozdzielenie zadań dotyczących stosowania danego mechanizmu kontrolnego i niezależnego monitorowania jego przestrzegania w ramach danej linii. Za monitorowanie poziome (weryfikacja bieżąca, testowanie) w ramach danej linii odpowiedzialni są wyznaczeni pracownicy, w tym kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych. Za monitorowanie pionowe pierwszej linii obrony przez drugą linię obrony odpowiada Stanowisko ds. zgodności i kontroli wewnętrznej.

Podstawowym narzędziem do operacyjnego zarządzania systemem kontroli w Banku jest matryca funkcji kontroli, w której powiązano cele ogólne systemu kontroli wewnętrznej i wyodrębnione w ich ramach cele szczegółowe z procesami istotnymi wraz z wpisanymi w te procesy kluczowymi mechanizmami kontrolnymi i niezależnym monitorowaniem tych mechanizmów.

Bank określił kategorie nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej, biorąc pod uwagę ich negatywny wpływ na zapewnienie osiągania określonych celów systemu kontroli wewnętrznej.

Zarząd i Rada Nadzorcza otrzymuje w okresach półrocznych informacje o wynikach testowania pionowego i poziomego przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych z uwzględnieniem m.in. zestawienia wykrytych nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz informacji dotyczących efektów działań podjętych w celu usunięcia tych nieprawidłowości.

Zgodnie z Umową Systemu Ochrony komórka audytu wewnętrznego przygotowuje syntetyczną informację o najistotniejszych nieprawidłowościach, stwierdzanych w trakcie audytów wewnętrznych i w okresach półrocznych przekazuje do Banku. Bank wykorzystuje ww. informacje w celu poprawy jakości wykonywanych usług i obniżenia poziomu ryzyka prowadzonej działalności.

Rada Nadzorcza dokonuje corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym funkcji kontroli, komórki do spraw zgodności oraz wyników audytu przeprowadzonego przez komórkę audytu wewnętrznego. Dokonując oceny, Rada Nadzorcza bierze pod uwagę informacje przekazane przez Zarząd o sposobie wypełniania zadań przez pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz stanowiska  ds. zgodności i kontroli wewnętrznej ze szczególnym uwzględnieniem:

• adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w zapewnieniu osiągania każdego z celów systemu kontroli wewnętrznej,
• skali i charakteru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz najważniejszych działań zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, w tym o podjętych środkach naprawczych i dyscyplinujących,
• zapewnienia niezależności stanowisku ds. zgodności i kontroli wewnętrznej,
• zapewnienia środków finansowych niezbędnych do skutecznego wykonywania zadań przez pracowników na stanowisku ds. zgodności oraz do systematycznego podnoszenia kwalifikacji i zdobywania doświadczenia oraz umiejętności przez pracowników tej komórki.

Schemat struktury Systemu Kontroli Wewnętrznej do pobrania w formacie pdf: Schemat SKW